江门计量仪器，关于体系文件的修改和换版管理

改革开放期，机构的调整和人员的变动随时可能发生，这是正常的，因此文件的修订和换版也会随时随地。

作为文件应该越是稳定越有利于实施，为了保持体系文件的与时俱进同时又要相对稳定，我认为原则上下述情况需要修订和换版：

①体系建立时依据的法规和标准发生变更和换版；

②组织的产品和服务项目发生重大变化，例如由机械制造业变为建材制造业等；

③组织机构和法人发生重大变化，需要新的法人确认原有体系文件的有效性，并且影响到体系文件相当多页次需要修改，此时不如干脆换版；

④若干个管理体系整合为一个管理体系时，原有的体系文件需要换版；

⑤第二方认证，即顾客认证要求换版时，根据顾客是关注焦点的原则，应该换版；

⑥部门职责发生调整时，涉及相关部门的管理手册有关章节利用文件修改管理规定进行修改，有关程序文件需要换版，其它文件保持不变；

⑦利用文件修改规定可以对文件作少量修改达到目标的，不必换版，但是如果修改次数过多的（比如超过了三次），为便于文件使用者使用文件，提高他们阅读文件的工作效率，好还是换版；

⑧一套体系文件中，不同的文件有不同的文件号和版本号是正常的，这就像国家标准和某个标准族不一定都是同一个版本号一样，管理手册换版为2011版，程序文件里可能有2011版，可能有2007版，甚至有1998版并不奇怪。

为了避免扯皮，应该把目前在用的各种版本文件及时列入2011年发布的"有效版本文件目录"中。

"有效版本管理标准目录"和"有效版本技术标准目录"相当于本单位各种文件的"合格证"，分别由本单位主管管理工作和技术工作的高领导人签发，其有效期可以定为三年或者五年，平时每年仅发布当年新发布、修订、换版、作废的文件清单即可。