江门计量仪器,关于体系文件的修改和换版管理

江门计量仪器,关于体系文件的修改和换版管理
改革开放期,机构的调整和人员的变动随时可能发生,这是正常的,因此文件的修订和换版也会随时随地。
作为文件应该越是稳定越有利于实施,为了保持体系文件的与时俱进同时又要相对稳定,我认为原则上下述情况需要修订和换版:
①体系建立时依据的法规和标准发生变更和换版;
②组织的产品和服务项目发生重大变化,例如由机械制造业变为建材制造业等;
③组织机构和法人发生重大变化,需要新的法人确认原有体系文件的有效性,并且影响到体系文件相当多页次需要修改,此时不如干脆换版;
④若干个管理体系整合为一个管理体系时,原有的体系文件需要换版;
⑤第二方认证,即顾客认证要求换版时,根据顾客是关注焦点的原则,应该换版;
⑥部门职责发生调整时,涉及相关部门的管理手册有关章节利用文件修改管理规定进行修改,有关程序文件需要换版,其它文件保持不变;
⑦利用文件修改规定可以对文件作少量修改达到目标的,不必换版,但是如果修改次数过多的(比如超过了三次),为便于文件使用者使用文件,提高他们阅读文件的工作效率,好还是换版;
⑧一套体系文件中,不同的文件有不同的文件号和版本号是正常的,这就像国家标准和某个标准族不一定都是同一个版本号一样,管理手册换版为2011版,程序文件里可能有2011版,可能有2007版,甚至有1998版并不奇怪。
为了避免扯皮,应该把目前在用的各种版本文件及时列入2011年发布的"有效版本文件目录"中。
"有效版本管理标准目录"和"有效版本技术标准目录"相当于本单位各种文件的"合格证",分别由本单位主管管理工作和技术工作的高领导人签发,其有效期可以定为三年或者五年,平时每年仅发布当年新发布、修订、换版、作废的文件清单即可。

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