由文件资料管理员对作废文件实施控制

5.6文件更改

5.6.1文件更改时，由更改申请人应填写"文件更改申请单"，说明更改的理由和内容，必要时提供更改依据，经负有该文件批准职责的人员审批后，由原文件起草者或被指定者进行更改，若由被指定者进行更改时，更改者应获得编制文件的相关背景资料。

5.6.2文件的更改分为：划改、换页、换版等形式。在文件再版前，若采用划改或换页方式更改文件，应在"文件更改申请单"中注明更改方式，并在更改记录栏进行标识。

5.6.3更改文件涉及换页、换版时，文件资料管理员按"文件发放(领用)登记表"收回旧文件后再发放新文件，并保留所有文件实施更改的记录。

5.7文件作废

5.7.1文件因换版、不适用、过期等原因作废后，由文件资料管理员对作废文件实施控制。

5.7.2文件资料管理员按文件发放记录，及时从文件使用场所收回作废文件，以防止误用。对需要保留的作废的文件应加盖"作废"印章，妥善保存。

5.7.3不须保留的作废文件由文件资料管理员登记后，经业务室负责人批准后销毁。

5.8文件的借阅和复制

5.8.1文件资料管理员负责文件借阅、借阅登记和收回。复制、借阅体系文件需经业务室负责人批准。借阅者应在指定日期归还。复制者应登记编号。

5.8.2文件的母版不得借阅，防止丢失或损坏。

5.9文件的保存

5.9.1任何人不得在受控文件上乱涂划改，不准私自外借或复制，确保文件的清晰、易于识别。